小企業記帳：實用指南

記帳是一種習慣：記錄企業經手的每一美元，歸入正確的類別，並與銀行和信用卡對帳單核對。每月做，您就有可以用來經營企業的報表，報稅只需幾天而不是幾週。一年做一次，就是一場手忙腳亂，通常還會漏掉可扣除項目。

本指南介紹小企業記帳包括什麼、讓記帳變得輕鬆的設定，以及讓帳目保持最新的每月例行工作。

記帳實際包括什麼

• 記錄交易。 銷售、費用、薪資、貸款還款、業主提款和轉帳。
• 為交易分類。 每筆交易都記到會計科目表中的某個科目：廣告、租金、銷售成本等。
• 核對帳戶。 把帳目與每份銀行、信用卡和貸款對帳單比較，確保沒有遺漏或重複。
• 追蹤誰欠誰錢。 如果您採用這種方式，追蹤未收的客戶發票（應收帳款）和未付的帳單（應付帳款）。
• 編制報表。 每個月一份損益表和資產負債表。

先打好基礎

分開帳戶。 開設企業支票帳戶並使用企業信用卡。個人和企業開支混用是帳目混亂的最大根源；對於 LLC 或公司，這還會削弱您與公司之間的隔離。

選擇會計軟體。 QuickBooks Online 和 Xero 是小企業最常用的。交易量很少時電子表格也能用，但它不會自己對帳，也不能連線銀行。

建立合理的會計科目表。 讓它與納稅申報表的項目對應，年底只需交接。科目太少，報表什麼也說明不了；科目太多，沒人能一致地使用。我們的 QuickBooks 設定服務就從這裡開始。

決定收付實現制還是權責發生制。 大多數小企業按收付實現制記帳。如果您有存貨、提供賒帳或需要符合貸款要求的報表，權責發生制可能更合適。請參閱收付實現制與權責發生制。

每月例行工作

1. 下載或確認當月所有銀行和信用卡對帳單。
2. 為每筆交易分類；不要留下任何「未分類」項目。
3. 將每個帳戶與對帳單核對。
4. 記錄銀行數據源遺漏的分錄：薪資、貸款利息、折舊（如果您有追蹤）。
5. 審閱損益表和資產負債表，對任何異常提出疑問。
6. 鎖定當月。

我們免費的每月記帳清單把這些內容整理成一份可列印的清單。

保留數字背後的記錄

IRS 期望您保留支援申報表上收入、扣除和抵免的記錄：收據、發票、銀行對帳單、薪資記錄以及所購資產的檔案。對大多數費用來說，在軟體中給每張收據拍照並附在交易上就足夠了。記錄需要保留多久取決於記錄型別和您的情況；為保險起見，很多企業至少保留核心記錄七年。

什麼時候應該尋求幫助

如果每月例行工作要花好幾個小時，如果您已經落後好幾個月，或者您不相信報表上的內容，就是時候交出去了。每月記帳每月 $290 起，帳目清理或補帳項目可以先讓您的帳目跟上進度。