適用物件
帳目與銀行對不上或不可信的 QuickBooks 使用者。
關鍵問題
- QuickBooks 中的現金與銀行對帳單一致嗎？
- 未分類、未存入資金和期初餘額權益科目裡有什麼？
- 哪些月份從未對帳？
與 OICPA 團隊一起稽核
- 在修改任何內容之前備份關鍵報表
- 從最早未對帳的月份開始對帳
- 為報稅員保留更正記錄
QuickBooks 讓記錄交易變得很容易，也同樣容易記錯。銀行數據源匯入重複交易，規則誤判，已對帳的月份後來又被修改。下面介紹如何判斷您的帳套是否需要清理，以及清理如何進行。
QuickBooks 帳套需要處理的訊號
- QuickBooks 中的銀行餘額與銀行對帳單不一致。
- 數百筆交易停在未分類收入、未分類費用或 Ask My Accountant 科目裡。
- 未存入資金的餘額不斷增長。
- 期初餘額權益顯示一個沒人能解釋的大數字。
- 由於存款和發票都記了一遍，收入看起來比實際高。
- 應收或應付帳款顯示陳舊或負數的餘額。
第 1 步：備份並盤點現狀
在做任何更改之前，匯出截至今天的主要報表（資產負債表、損益表、總帳）。列出所有銀行、信用卡和貸款帳戶，並收集相關期間的對帳單。
第 2 步：修正會計科目表
合併重複的科目，停用沒人使用的科目，並確保每個科目都對應納稅申報表上的一行。乾淨的會計科目表讓之後的每一步都更容易。
第 3 步：逐月對帳
從最早一個未對帳的月份開始。針對每個帳戶，把每筆交易與對帳單比較。刪除重複項，補上缺失的交易，更正錯誤的金額，直到差額為零。不要錄入一筆「軋平」調整來強行完成對帳；要找出真正的原因。我們的在 QuickBooks Online 中對帳指南會一步步介紹。
第 4 步：清理有問題的帳戶
- 未存入資金（Undeposited Funds）： 把每筆收款與其所屬的銀行存款匹配。
- 未分類科目： 為每一筆交易分類。
- 期初餘額權益（Opening Balance Equity）： 在期初餘額核實後，結轉到業主權益。
- 應收和應付帳款： 把付款對應到正確的發票和帳單；在會計師同意的情況下，核銷永遠收不回來的款項。
第 5 步：稽核並鎖定
審閱您更正過的每個期間的損益表和資產負債表，併為報稅師保留一份重大更正記錄。然後設定一個結帳日期，讓已更正的月份不會被意外修改。
自己做還是交給專業人士？
如果您熟悉對帳，幾個月的簡單帳套自己處理是合理的。月份多、帳戶多，或者帳套沒人看得懂，就該交給專業人士。我們的帳目清理按每月帳目計價（$120、$220、$340），從免費評估開始，最後交付一份更正記錄。帳目乾淨之後，每月記帳可以讓它保持乾淨。