小企业记账：实用指南

记账是一种习惯：记录企业经手的每一美元，归入正确的类别，并与银行和信用卡对账单核对。每月做，您就有可以用来经营企业的报表，报税只需几天而不是几周。一年做一次，就是一场手忙脚乱，通常还会漏掉可扣除项目。

本指南介绍小企业记账包括什么、让记账变得轻松的设置，以及让账目保持最新的每月例行工作。

记账实际包括什么

• 记录交易。 销售、费用、薪资、贷款还款、业主提款和转账。
• 为交易分类。 每笔交易都记到会计科目表中的某个科目：广告、租金、销售成本等。
• 核对账户。 把账目与每份银行、信用卡和贷款对账单比较，确保没有遗漏或重复。
• 追踪谁欠谁钱。 如果您采用这种方式，追踪未收的客户发票（应收账款）和未付的账单（应付账款）。
• 编制报表。 每个月一份损益表和资产负债表。

先打好基础

分开账户。 开设企业支票账户并使用企业信用卡。个人和企业开支混用是账目混乱的最大根源；对于 LLC 或公司，这还会削弱您与公司之间的隔离。

选择会计软件。 QuickBooks Online 和 Xero 是小企业最常用的。交易量很少时电子表格也能用，但它不会自己对账，也不能连接银行。

建立合理的会计科目表。 让它与纳税申报表的项目对应，年底只需交接。科目太少，报表什么也说明不了；科目太多，没人能一致地使用。我们的 QuickBooks 设置服务就从这里开始。

决定收付实现制还是权责发生制。 大多数小企业按收付实现制记账。如果您有存货、提供赊账或需要符合贷款要求的报表，权责发生制可能更合适。请参阅收付实现制与权责发生制。

每月例行工作

1. 下载或确认当月所有银行和信用卡对账单。
2. 为每笔交易分类；不要留下任何“未分类”项目。
3. 将每个账户与对账单核对。
4. 记录银行数据源遗漏的分录：薪资、贷款利息、折旧（如果您有追踪）。
5. 审阅损益表和资产负债表，对任何异常提出疑问。
6. 锁定当月。

我们免费的每月记账清单把这些内容整理成一份可打印的清单。

保留数字背后的记录

IRS 期望您保留支持申报表上收入、扣除和抵免的记录：收据、发票、银行对账单、薪资记录以及所购资产的文件。对大多数费用来说，在软件中给每张收据拍照并附在交易上就足够了。记录需要保留多久取决于记录类型和您的情况；为保险起见，很多企业至少保留核心记录七年。

什么时候应该寻求帮助

如果每月例行工作要花好几个小时，如果您已经落后好几个月，或者您不相信报表上的内容，就是时候交出去了。每月记账每月 $290 起，账目清理或补账项目可以先让您的账目跟上进度。