適用物件
代業主收租、付款給供應商並提供報告的物業管理公司。
關鍵問題
- 收取的租金和業主資金是否存放在單獨的信託帳戶中，與公司經營現金完全分開？
- 代業主付款的供應商和承包商，是否正確地開具了 1099，由誰開具？
- 是否只把您的管理費確認為公司收入，而把代收的業主資金排除在外？
與 OICPA 團隊一起稽核
- 確認業主資金與公司經營資金之間的信託帳戶隔離萬無一失
- 明確由誰負責為從業主信託帳戶付款的供應商開具 1099
- 審查會計科目表，確認只有管理費計入公司收入，而不是代收的租金
物業管理公司處境特殊：它經手大量本來就不屬於自己收入的資金，因此信託帳戶會計紀律，而不是通常意義上的稅務策略，才是企業其他一切的基礎。
客戶信託帳戶分離是不容妥協的起點。代業主收取的租金、押金以及為維修預留的資金，屬於業主或租客，而不是物業管理公司，直到按管理協議實際賺取並提取了管理費為止。把這些資金與公司經營現金混在一起，即使是暫時的、即使只是為了應付短期資金緊張，也既是執照問題也是會計問題，而且拖得越久越嚴重。
物業管理公司的收入確認只包括管理費本身：按已收租金的百分比、每月固定費用，或根據管理協議賺取的租賃和續租費用。代收並轉交給業主的租金，以及從業主信託餘額中支付的維修費用，不是公司的收入，也不是公司的費用。它們是代收代付活動，完全屬於帳目的另一部分。把代收代付的業主資金混入自身收入和費用的公司，會同時高估總收入和成本基數，從稅務規劃到貸款方對企業的判斷，一切都會被扭曲。
代業主向供應商和承包商支付款項時如何開具 1099，是一個確實容易混淆的領域，需要清晰一致的政策。根據管理協議和付款流程的安排，向供應商（水管工、園藝工、承包商）開具 1099 的義務可能在房產業主、物業管理公司，或需要雙方協調。如果不主動決定並記錄處理方式，而是任其模糊，年底時供應商就會收到重複或缺失的 1099。
技術和軟體成本，包括物業管理平台、租客篩查服務和線上支付處理，都是普通的可扣除業務費用。對於成長中的物業管理公司，這些往往是比創業初期大得多、也更具戰略意義的成本類別，值得定期審查，而不是當作固定項目。
業主報告，即每月或每季度發給房產業主、顯示收取的租金、支付的費用和淨分配額的報表，既是客戶服務的交付物，也是一項內部控制。能按時提供乾淨業主報告的物業管理公司，底層帳目幾乎總是乾淨的；難以按時提供的公司，底下通常隱藏著信託會計或分類問題。
多處房產和多業主的規模，為上述所有事項增加了實際的運營複雜性：更多需要對帳的信託子帳戶、更多各自期待個性化報告的業主，以及越來越需要記帳系統本身在房產層面而不只是公司層面追蹤所有權。
OICPA 與物業管理公司合作，處理信託帳戶分離和對帳，與房產業主釐清開具 1099 的責任，並建立能準確反映管理費收入、與代收代付資金分開的業主報告。