餐飲、差旅和車輛的企業扣除

小企業稅務中，很少有領域像餐飲、差旅和車輛費用這樣充斥著自信滿滿的錯誤資訊，部分原因是近年來規則改變了不止一次，部分原因是在很多實際情況中，「普通且必要的業務費用」和「帶有業務藉口的個人費用」之間的界線確實模糊。規則本身清楚列出來並不複雜；難的是把它們一致地應用到實際的客戶晚餐、行車和出差安排上。

商務餐飲通常只能扣除 50%，而不是 100%，而且這一限制適用範圍很廣：招待客戶的晚餐、商務出差期間的餐飲、商務會議期間為員工提供的餐飲，一般都適用 50% 的規則。少數例外（某些為僱主方便而提供的員工餐、與特定情況相關的可全額扣除類別）不適用於大多數普通商務餐飲情況。扣除要求餐飲與業務直接相關：真正的客戶討論、與同事的商務會議、商務出差期間的用餐，而不只是邊吃飯邊想工作。

餐飲的檔案記錄是大多數審計的關鍵所在，而且標準比業主通常以為的更具體：金額、日期、地點、商務目的，以及參與者的業務關係。僅有顯示餐廳消費的信用卡對帳單本身並不足夠，IRS 一貫要求記錄誰在場、討論了什麼業務。這就是為什麼在用餐時就在收據上或備忘錄應用裡寫一行字的簡單習慣，遠比幾個月後憑銀行對帳單重建目的有價值。

娛樂費用以前可以部分扣除，現在根據現行法律通常完全不能扣除，這一變化讓記得舊規則的業主吃虧。體育比賽門票、一場高爾夫、一場音樂會，即使活動期間確實進行了業務交談，作為娛樂也完全不能扣除；同一次外出中的餐飲則另行判斷，如果本身符合餐飲測試，仍可能扣除 50%。

離家商務出差與本地餐飲和本地交通是不同的類別，有自己的測試：行程必須要求您離開固定營業地點的時間明顯長於普通工作日，並且行程期間確實需要睡眠或休息。符合條件的商務出差期間的機票、住宿和可扣除 50% 的餐飲通常可以扣除，但混合了商務和個人時間的行程需要在兩者之間分攤費用，而主要是個人旅行、只附帶一點商務目的的行程，不會因為期間安排了一次會議就變得可以扣除。

車輛費用有兩種計算方法，在兩者之間選擇、然後遵守所選方法帶來的規則，是這一類別中出錯最多的地方。標準里程費率讓您按每英里商務里程扣除一個每年調整的固定費率，除了里程記錄外不需要追蹤實際車輛成本。實際費用法則把實際成本加總，包括油費、保險、維修、折舊和租賃付款，並按商務里程佔總里程的比例計算扣除。

並非在所有情況下都可以逐年自由切換兩種方法。如果您在車輛首次投入業務使用的那一年選擇標準里程費率，通常以後年度仍可以選擇改用實際費用法。但如果您先選擇了實際費用法，尤其是在該方法下申請了加速折舊，以後改用標準里程費率就會受到限制或無法改用，這讓第一年的選擇比當時看起來更重要。

無論採用哪種方法，里程記錄都不是可有可無的檔案，「我大概記得開了多少公里辦公事」在審查時站不住腳。IRS 採用的標準是同期記錄：行駛里程、日期、商務目的和目的地，在行程發生後不久記錄。能自動記錄這些內容的里程追蹤應用程序，比過去的紙質記錄本方便得多，業主不設定它已經沒有任何藉口。

通勤里程，即從家到固定營業地點的行駛里程，幾乎在所有情況下都是個人里程而不是商務里程，這條規則會讓以為任何與工作有關的行駛都算的人感到意外。對於以家庭辦公室為基地的業主，最重要的例外是：如果您的家符合主要營業場所的條件，從家到其他業務地點（客戶現場、第二個辦公室、採購）的行程，可以從第一英里起就算作商務里程，而不需要扣除個人通勤部分，因為根本沒有通勤需要抵扣。

三個類別的共同點是：扣除規則本身相當清楚，但檔案記錄習慣決定了業主是保住一項合法的扣除，還是讓一項合法卻缺乏支援的扣除暴露在風險中。養成習慣，例如用餐時記一句話、讓里程應用程序在後台執行、用一個資料夾存放差旅收據，當時幾乎沒有成本，卻是扣除能否經得起審查的全部區別。

OICPA 在例行記帳中審查餐飲、差旅和車輛費用的分類，建立讓證明幾乎自動完成的檔案習慣和里程追蹤工具，並在第一年的選擇鎖定以後年度的選項之前，幫助您選擇適合自己情況的車輛費用方法。