适用对象
代业主收租、付款给供应商并提供报告的物业管理公司。
关键问题
- 收取的租金和业主资金是否存放在单独的信托账户中，与公司经营现金完全分开？
- 代业主付款的供应商和承包商，是否正确地开具了 1099，由谁开具？
- 是否只把您的管理费确认为公司收入，而把代收的业主资金排除在外？
与 OICPA 团队一起审核
- 确认业主资金与公司经营资金之间的信托账户隔离万无一失
- 明确由谁负责为从业主信托账户付款的供应商开具 1099
- 审查会计科目表，确认只有管理费计入公司收入，而不是代收的租金
物业管理公司处境特殊：它经手大量本来就不属于自己收入的资金，因此信托账户会计纪律，而不是通常意义上的税务策略，才是企业其他一切的基础。
客户信托账户分离是不容妥协的起点。代业主收取的租金、押金以及为维修预留的资金，属于业主或租客，而不是物业管理公司，直到按管理协议实际赚取并提取了管理费为止。把这些资金与公司经营现金混在一起，即使是暂时的、即使只是为了应付短期资金紧张，也既是执照问题也是会计问题，而且拖得越久越严重。
物业管理公司的收入确认只包括管理费本身：按已收租金的百分比、每月固定费用，或根据管理协议赚取的租赁和续租费用。代收并转交给业主的租金，以及从业主信托余额中支付的维修费用，不是公司的收入，也不是公司的费用。它们是代收代付活动，完全属于账目的另一部分。把代收代付的业主资金混入自身收入和费用的公司，会同时高估总收入和成本基数，从税务规划到贷款方对企业的判断，一切都会被扭曲。
代业主向供应商和承包商支付款项时如何开具 1099，是一个确实容易混淆的领域，需要清晰一致的政策。根据管理协议和付款流程的安排，向供应商（水管工、园艺工、承包商）开具 1099 的义务可能在房产业主、物业管理公司，或需要双方协调。如果不主动决定并记录处理方式，而是任其模糊，年底时供应商就会收到重复或缺失的 1099。
技术和软件成本，包括物业管理平台、租客筛查服务和在线支付处理，都是普通的可扣除业务费用。对于成长中的物业管理公司，这些往往是比创业初期大得多、也更具战略意义的成本类别，值得定期审查，而不是当作固定项目。
业主报告，即每月或每季度发给房产业主、显示收取的租金、支付的费用和净分配额的报表，既是客户服务的交付物，也是一项内部控制。能按时提供干净业主报告的物业管理公司，底层账目几乎总是干净的；难以按时提供的公司，底下通常隐藏着信托会计或分类问题。
多处房产和多业主的规模，为上述所有事项增加了实际的运营复杂性：更多需要对账的信托子账户、更多各自期待个性化报告的业主，以及越来越需要记账系统本身在房产层面而不只是公司层面追踪所有权。
OICPA 与物业管理公司合作，处理信托账户分离和对账，与房产业主厘清开具 1099 的责任，并建立能准确反映管理费收入、与代收代付资金分开的业主报告。