家庭办公室扣除：资格和记录

家庭办公室扣除有一个名声，不论是否名副其实：它是审计的触发因素。这个名声让很多企业主要么放弃自己有权享受的合法扣除，要么在没有文件支持的情况下申请，一旦受到质疑就无法应对。这两种结果都没有必要。一旦了解实际要求，这些规则足够具体，可以放心应用，它比“我有时在家工作”更严格，但比大多数业主以为的更容易达到。

基本测试是经常且专门使用：该空间必须经常用于业务，并且必须专门用于业务，而不是兼作客房的房间一角，也不是家人同时用来吃饭的餐桌。专门使用按字面意思解释。只作办公室使用的专用房间可以清楚地满足要求；多用途空间通常不满足，即使业务是那里进行的主要活动。用于存放存货或产品样品的空间有一个狭窄的例外，不要求同样的专门使用标准，但一般规则有意设计得很严格。

除了经常且专门使用之外，该空间还必须符合以下测试之一：它是您的主要营业场所；它是您经常会见客户的地方；或它是与业务相关的独立建筑。主要营业场所并不一定是您唯一工作的地方。在客户现场提供服务、但所有行政工作、排期和开票都在家庭办公室处理的承包商，通常仍可将家庭办公室认定为这些行政工作的主要营业场所，即使实际服务在其他地方提供。

雇员适用的规则与自雇企业主和合伙人有实质区别。根据现行法律，在这一限制有效期间，未报销的雇员业务费用，包括用于 W-2 工作的家庭办公室，通常不能在个人申报表上扣除。这一区别经常让远程员工措手不及：作为 W-2 员工在家工作，即使是全职，也不会产生自雇或适当安排的 S 型公司所能带来的扣除机会。

符合条件的人可以选择两种计算方法，而且在两者之间选择是一个真正的决定，而不是形式。简化方法允许按合格办公空间每平方英尺固定费率扣除，面积有上限，不需要追踪实际的住宅费用。它容易计算、容易证明，但对于住宅较大、房贷或租金较高或水电费较多的业主，扣除额往往比实际费用法小。

实际费用法需要计算住宅的业务使用比例，通常是办公室面积除以住宅总面积，并将这一比例应用于实际成本：房贷利息或租金、水电费、房主或租客保险、维修，以及房主的折旧。这种方法需要更多记录，但可能带来大得多的扣除，尤其是家庭办公室占总面积比例较大或住房成本较高的业主。在申报之前把两种方法都算一遍，而不是默认使用较简单的一种，是知道哪种对您更有利的唯一办法。

实际费用法下的折旧需要特别说明，因为它带来一个很多业主没有预料到的后果：对住宅中家庭办公室部分申报折旧，会降低您房屋的成本基础，可能影响将来出售时收益的计算。主要住宅的出售免税额通常不适用于以前申报的折旧，也就是说，即使出售本来可以免税，这部分收益也要纳税。这是一项实际成本，但相对于家庭办公室使用期间每年累积的扣除收益，通常很小。

对于通过 S 型公司经营的企业主，扣除机制又有所不同。由于 S 型公司是与业主个人分开的实体，业主通常不能像独资经营者在 Schedule C 上那样，直接用家庭办公室费用抵扣 S 型公司收入。更常见也更站得住脚的做法是可问责计划报销安排：S 型公司按正式政策报销业主有记录的家庭办公室费用，报销款对企业可扣除，对业主不征税。跳过可问责计划结构、随意申报扣除，是 S 型公司家庭办公室扣除中较常见的技术错误之一。

一旦受到审查，文件记录能把技术上有效的扣除变成站得住脚的扣除。一张显示办公室面积与住宅面积比例的简单平面图或测量记录、显示空间专门用于业务的带日期照片，以及每年所用计算方法的一致的同期记录，作用很大。多年后再事后补做这些文件，比一次建立好并存档要难得多，也缺乏说服力。

最常见的错误不是欺诈，而是前后不一致和过度申报：申请一个明显兼作他用的房间、使用相对于住宅不现实的高面积比例，或者在情况没有变化的情况下某些年份申请、某些年份不申请。一项适度、文件完善、持续一致申请的扣除，比一项激进、时有时无的扣除，引起审查的可能性小得多，经得起审查的可能性也大得多。

OICPA 在例行税务规划中审查家庭办公室扣除资格，用两种计算方法测算，找出可以站得住脚的较大扣除额，并为 S 型公司业主正确设置可问责计划报销结构。如果您多年来一直用同样的方式申请这项扣除而没有重新计算，或者因为担心审计而一直没有申请，值得根据您目前的住宅和业务情况重新看一看。