餐饮、差旅和车辆的企业扣除

小企业税务中，很少有领域像餐饮、差旅和车辆费用这样充斥着自信满满的错误信息，部分原因是近年来规则改变了不止一次，部分原因是在很多实际情况中，“普通且必要的业务费用”和“带有业务借口的个人费用”之间的界线确实模糊。规则本身清楚列出来并不复杂；难的是把它们一致地应用到实际的客户晚餐、行车和出差安排上。

商务餐饮通常只能扣除 50%，而不是 100%，而且这一限制适用范围很广：招待客户的晚餐、商务出差期间的餐饮、商务会议期间为员工提供的餐饮，一般都适用 50% 的规则。少数例外（某些为雇主方便而提供的员工餐、与特定情况相关的可全额扣除类别）不适用于大多数普通商务餐饮情况。扣除要求餐饮与业务直接相关：真正的客户讨论、与同事的商务会议、商务出差期间的用餐，而不只是边吃饭边想工作。

餐饮的文件记录是大多数审计的关键所在，而且标准比业主通常以为的更具体：金额、日期、地点、商务目的，以及参与者的业务关系。仅有显示餐厅消费的信用卡对账单本身并不足够，IRS 一贯要求记录谁在场、讨论了什么业务。这就是为什么在用餐时就在收据上或备忘录应用里写一行字的简单习惯，远比几个月后凭银行对账单重建目的有价值。

娱乐费用以前可以部分扣除，现在根据现行法律通常完全不能扣除，这一变化让记得旧规则的业主吃亏。体育比赛门票、一场高尔夫、一场音乐会，即使活动期间确实进行了业务交谈，作为娱乐也完全不能扣除；同一次外出中的餐饮则另行判断，如果本身符合餐饮测试，仍可能扣除 50%。

离家商务出差与本地餐饮和本地交通是不同的类别，有自己的测试：行程必须要求您离开固定营业地点的时间明显长于普通工作日，并且行程期间确实需要睡眠或休息。符合条件的商务出差期间的机票、住宿和可扣除 50% 的餐饮通常可以扣除，但混合了商务和个人时间的行程需要在两者之间分摊费用，而主要是个人旅行、只附带一点商务目的的行程，不会因为期间安排了一次会议就变得可以扣除。

车辆费用有两种计算方法，在两者之间选择、然后遵守所选方法带来的规则，是这一类别中出错最多的地方。标准里程费率让您按每英里商务里程扣除一个每年调整的固定费率，除了里程记录外不需要追踪实际车辆成本。实际费用法则把实际成本加总，包括油费、保险、维修、折旧和租赁付款，并按商务里程占总里程的比例计算扣除。

并非在所有情况下都可以逐年自由切换两种方法。如果您在车辆首次投入业务使用的那一年选择标准里程费率，通常以后年度仍可以选择改用实际费用法。但如果您先选择了实际费用法，尤其是在该方法下申请了加速折旧，以后改用标准里程费率就会受到限制或无法改用，这让第一年的选择比当时看起来更重要。

无论采用哪种方法，里程记录都不是可有可无的文件，“我大概记得开了多少公里办公事”在审查时站不住脚。IRS 采用的标准是同期记录：行驶里程、日期、商务目的和目的地，在行程发生后不久记录。能自动记录这些内容的里程追踪应用程序，比过去的纸质记录本方便得多，业主不设置它已经没有任何借口。

通勤里程，即从家到固定营业地点的行驶里程，几乎在所有情况下都是个人里程而不是商务里程，这条规则会让以为任何与工作有关的行驶都算的人感到意外。对于以家庭办公室为基地的业主，最重要的例外是：如果您的家符合主要营业场所的条件，从家到其他业务地点（客户现场、第二个办公室、采购）的行程，可以从第一英里起就算作商务里程，而不需要扣除个人通勤部分，因为根本没有通勤需要抵扣。

三个类别的共同点是：扣除规则本身相当清楚，但文件记录习惯决定了业主是保住一项合法的扣除，还是让一项合法却缺乏支持的扣除暴露在风险中。养成习惯，例如用餐时记一句话、让里程应用程序在后台运行、用一个文件夹存放差旅收据，当时几乎没有成本，却是扣除能否经得起审查的全部区别。

OICPA 在例行记账中审查餐饮、差旅和车辆费用的分类，建立让证明几乎自动完成的文件习惯和里程追踪工具，并在第一年的选择锁定以后年度的选项之前，帮助您选择适合自己情况的车辆费用方法。